電子契約とは？メリットや仕組み、法律上の注意点、導入手順を解説

近年のデジタル化の波とともに、多くの企業が電子契約へと移行しています。

電子契約を導入すると、印紙税が不要となり、郵送費も発生しないため、契約にかかるコストを大幅に削減できます。さらに、契約締結が短時間で完了し、リモートワーク環境でも支障なく契約業務を進められます。

本記事では、電子契約の基本的な仕組みから、導入によるメリットとデメリット、法律上の注意点、システムの選び方等を解説します。

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• *本記事は、株式会社みずほ銀行が提供しています。
• *記事の制作にあたっては、外部の協力会社に一部業務を委託しています。監修者は、情報の正確性・公平性の観点から監修をおこなっており、特定の商品やサービスをお勧めするものではありません。

電子契約とは

電子契約とは、従来の紙の契約書を電子化し、インターネット上で契約当事者が合意・締結する手続きです。書面契約では印鑑の押印や書類の郵送が必要でしたが、電子契約ではクラウド上で一連の手続きを完結できます。

2001年に施行された電子署名法により、電子文書も紙の契約書と同等の法的効力を持つことが認められました。

電子署名と電子サインの仕組み

電子契約を理解するうえで重要なのが、「電子署名」と「電子サイン」の違いです。両者には技術的な仕組みや法的効力に明確な差があります。

電子署名は、公開鍵暗号方式等の高度な暗号技術を使用します。署名者の本人確認と文書の改ざん防止を技術的に保証し、高い証明力を持つ点が特徴です。

一方、電子サインは手書きのサインをタブレット等でデジタル化したり、サイン画像を貼り付けたりする、比較的簡易な方法です。操作が簡単で導入しやすい反面、電子署名ほどの証明力は期待できません。

電子署名は本人性や非改ざん性をより確実に証明できるため、裁判等の場において高い証拠力を持ちます。

電子契約の契約書作成フロー

電子契約の作成フローは、システムにより多少の違いはあるものの、基本的な流れは共通です。

1. 1.契約書の作成・アップロード
2. 2.署名箇所の設定・送信
3. 3.相手方による署名・締結
4. 4.契約完了・保管

まず、契約書のPDFファイルをシステムにアップロードするか、テンプレートを使用して新たに契約書を作成します。多くのシステムでは、頻繁に使用する契約書の雛形をテンプレートとして保存できるため、以降の作成が効率化されます。

次に、署名者のメールアドレスや署名箇所を設定し、署名依頼のメールを自動送信します。この時点で、相手方に契約内容の確認を促す通知が届く仕組みです。

相手方は受信したメールのリンクから契約書を確認し、内容に同意したうえで電子署名またはサインを行います。これにより、契約締結の意思表示が完了します。

双方の署名が完了すると、タイムスタンプが付与された契約書がクラウド上に保管され、両当事者に締結完了通知が送られます。通常、契約書のアップロードから締結完了まで最短で数分、複雑な承認フローがある場合でも1〜2日程度で完了します。

書面契約と電子契約の違い

書面契約と電子契約は、どちらも法的に有効な契約方法ですが、実務上では大きく異なります。本項では、法的有効性・コスト・運用面における違いについて詳しく解説します。

法的有効性や証拠能力

書面契約も電子契約も、民法上の契約を証明するものとして同等の法的効力を持ちます。どちらも裁判において有効な証拠として認められており、契約の成立要件に違いはありません。

電子契約では、電子証明書やタイムスタンプにより、誰がいつ署名したかを技術的に証明できます。さらに、改ざんの有無も検証できるため、証拠としての信頼性が非常に高い点が特徴です。

裁判での証拠能力においては、電子契約は署名者の本人性や文書の真正性を立証できるため、ログやPKI署名※等の立証資料がそろえば、紙の契約書よりも立証が容易な場合もあります。

書面契約では印鑑の偽造や文書の改ざんリスクがありますが、電子契約では暗号技術により改ざんが極めて困難です。

• *公開鍵暗号方式を利用し、秘密鍵で文書に電子署名を施すことで、作成者の本人性と文書の改ざん防止を証明する技術

契約時に発生するコスト

書面契約では、契約金額に応じて印紙税が必要です。例えば、印紙税法上の第2号文書（請負契約）で契約金額が1,000万円を超える場合、印紙税は2万円以上かかります（契約類型により税額が異なる）。一方、電子契約では印紙税法の対象外となるため、印紙税がかかりません。これにより、コストを削減できます。

郵送費は1通当たり数百円、印刷費は数十円かかりますが、電子契約ではこれらのコストが発生しません。年間の契約件数が多い企業ほど、この差は大きくなります。

書面の保管には、倉庫代や管理にかかる人件費が継続的に発生します。契約書は法人税法上、原則7年間（欠損金がある場合は10年間）の保存義務があるため、保管にかかる長期的なコストも軽視できません。電子契約では、クラウド保管により物理的な保管コストを抑えられます。

一方で、電子契約ではシステム利用料が発生しますが、一般的には月額数万円程度です。印紙税や郵送費の削減額と比較すると、多くの企業において費用対効果が高いと見込まれます。

運用・監査にかかる手間

書面契約と電子契約では、運用や監査にかかる手間に以下のような違いがあります。

電子契約では、過去の契約書を検索機能で瞬時に見つけられるため、時間を短縮できます。契約更新時期の管理についても、アラート機能で自動的に通知されるため、確実に行うことが可能です。

監査対応時においても、電子契約では必要なデータを瞬時に抽出できるため、業務の効率化が期待できます。

電子契約はクラウド上で自動的にバックアップされるため、火災や水害による物理的な損失リスクがなく、事業継続性の観点でも優れています。

電子契約システムを導入するメリット

電子契約システムを導入すると、コスト削減や業務効率化といった直接的な効果だけでなく、セキュリティ強化やリモートワーク対応等、様々なメリットが得られます。次に、具体的にどのような利点があるのかを詳しく解説します。

コスト削減につながる

電子契約では、契約書類の郵送費が発生しません。郵送費が契約1件当たり往復で約1,000円かかるとすると、年間100件の契約で郵送費だけでも10万円の削減が可能です。

印紙税の削減効果はさらに大きくなります。例えば、契約金額が1億円を超える契約では、印紙税は6万円です。このような高額契約が年間複数件ある企業では、印紙税だけで数十万円から数百万円のコスト削減が見込まれます。さらに、契約書保管のための倉庫スペースや書類管理のための人件費も削減できます。

書面作成に関する作業が軽減され、印刷・製本・郵送準備といった作業時間が不要になり、担当者はより付加価値の高い業務に時間を割くことが可能になります。

ただし、電子契約で締結した後、印刷物に改めて署名・押印して紙契約として成立させた場合は、課税対象となる可能性があるため注意が必要です。

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業務を効率化できる

従来は数日から1週間かかっていた契約締結プロセスが、電子契約では最短数時間以内に完了することも可能です。契約書の郵送や返送を待つ時間がなくなるため、業務スピードが飛躍的に向上します。

承認フローがシステム上で自動化されるため、承認者への個別連絡や書類の持ち回りといった非効率な作業を削減できます。承認状況もリアルタイムで確認でき、承認待ちの契約がどこで止まっているのかが一目瞭然です。

書面契約で行っていた、複数ページの契約書を製本し、割印を押す作業も省略できます。過去の契約書を探す際も、キーワード検索や条件検索により、短時間で必要な書類を見つけられるでしょう。

さらに、契約書のテンプレート機能を活用すれば、新規契約書の作成時間を従来の半分以下に短縮できます。

セキュリティを強化できる

電子契約システムでは、ユーザーごとに閲覧・編集・承認権限を細かく設定できます。担当者は必要な契約書だけにアクセスでき、それ以外の情報は閲覧できないよう制限されています。

SSL通信や多要素認証により、外部からの不正アクセスや情報漏えいを防ぐ多層的なセキュリティ対策が施されています。ログイン時には、パスワードに加えてワンタイムパスワードや生体認証を求めることで、セキュリティレベルを向上させることができます。

情報漏えいは、企業の信頼失墜につながりかねません。顧客情報や取引条件が外部に漏れれば、企業の評判は大きく損なわれます。電子契約システムのセキュリティ機能は、こうしたリスク対策としても有効です。

一度記録されたデータは改ざん防止機能により変更が不可能となっており、契約の真正性が保証されます。すべての操作履歴（誰が、いつ何をしたか）が自動的に記録されるため、内部統制やコンプライアンス対応を強化できる点もメリットです。

契約書の保管・管理の利便性が向上する

契約書をクラウドで一元管理できるため、部署や拠点が異なってもスムーズに契約情報を共有できます。本社と支社で同じ契約情報にアクセスでき、情報の齟齬が生じません。

契約相手や金額、期間等の条件で瞬時に検索・抽出でき、経営判断に必要な情報をすぐに収集できます。例えば「今月末で期限を迎える契約を抽出」といった検索も簡単に行えます。

ダッシュボード機能により、契約締結済みや契約期限が近いもの等、契約ステータスが一目で把握できます。視覚的に情報を整理できるため、管理業務の負担が軽減されます。

契約更新のタイミングを逃すと、自動更新による不利な条件での継続や、契約切れによる業務停止といったリスクに直面しかねません。電子契約システムのアラート機能は、こうしたリスクを未然に防げるため、リスク管理の点でも有用です。

リモートワークや多様なビジネスシーンに対応できる

電子契約に対応すれば、オフィスに出社せず、自宅や外出先から契約業務が可能になります。働き方改革やリモートワークの推進に貢献し、従業員のワークライフバランス向上にもつながるでしょう。

海外の取引先とも、物理的な距離や時差の制約を受けずに契約手続きが進められます。国際郵便を使った書類のやり取りでは、往復で1週間以上かかることもありますが、電子契約なら数時間で完了することも可能です。

災害発生時や緊急時等、出社が困難な状況でも契約業務を継続できるため、事業継続性（BCP）対策としても電子契約は有効です。

電子契約システムを導入するデメリット

電子契約システムには多くのメリットがある一方で、導入時に注意すべきデメリットも存在します。以下で、実際に導入を検討する際に直面しやすい課題について解説します。

相手方が電子契約を拒否する可能性がある

特に高齢の経営者や伝統的な業界では、新しいシステムへの心理的な抵抗感から電子契約の利用を拒否されるケースがあります。「紙とハンコ」の文化が根強く残っている企業では、電子契約への移行に消極的な場合が少なくありません。

相手方の企業でもシステム導入や社内調整が必要となるため、導入の手間を理由に難色を示される場合があります。特に中小企業では、IT担当者がいないケースもあり、新しいシステムの導入自体がハードルとなります。

相手方から同意を得られなければ電子契約は利用できず、従来どおり紙の契約書で対応する必要があります。そのため、自社だけの判断で完全に電子化できない点が導入の制約となります。

対策として、まずは取引金額が小さい契約や重要度の低い契約から試験的に導入を提案し、相手方に慣れてもらう方法が有効です。電子契約のメリット（郵送の手間削減、締結スピードの向上等）を丁寧に説明することで、徐々に理解を得られるケースが多くあります。

業務フローの変更と社内調整の負担が発生する

長年続けてきた承認プロセスや書類管理方法を根本的に見直す必要があり、一定の時間と労力がかかります。既存の業務フローに慣れている従業員からは、変化への抵抗が生じるかもしれません。

全社員への操作研修やマニュアル作成、問い合わせ対応等、導入初期には教育コストが多く発生します。特に、ITリテラシーが高くない従業員に対しては、丁寧なサポートが必要です。

法務部や営業部、経理部など複数部門間での調整が必要となり、意見の相違から導入が遅れることもあります。各部門で契約書の取扱方法が異なるため、ルールの統一には時間がかかる場合があります。

導入をスムーズに進めるには、段階的な計画を立て、一部で試験運用を行ったうえで課題を洗い出し、全社展開する方法が効果的です。

サイバー攻撃の対策が必要になる

クラウド上に重要な契約情報を保管するため、サイバー攻撃による情報漏えいリスクへの対策が不可欠です。ランサムウェアや標的型攻撃等、サイバー攻撃の手法は年々巧妙化しており、セキュリティ対策の継続的な強化が求められます。

具体的には、セキュリティソフトの導入や監視サービスの契約等、複数の対策を組み合わせる必要があります。また、社内でもセキュリティポリシーを策定し、定期的な社員教育を実施しましょう。

導入コストが発生する

システムの導入には、初期費用として数十万円、月額利用料として数万円程度のコストが発生します。料金はプランや利用規模により異なり、大企業向けのプランでは月額数十万円になることもあります。

既存の社内システムと連携費用や、過去の契約書の電子化にかかるデータ移行費等、追加コストが発生する可能性もあります。このように、短期的には財務負担となる可能性があることを認識しておきましょう。

ただし、中長期的には印紙税や郵送費の削減、業務効率化による人件費削減等で、投資回収できる場合がほとんどです。年間の契約件数、印紙税の削減額、業務時間の短縮効果等を具体的に数値化し、何年で投資回収できるかを明確にすることが重要です。

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電子署名法と電子帳簿保存法への対応

電子契約を適切に運用するためには、電子署名法と電子帳簿保存法という2つの重要な法律への対応が欠かせません。これらの法律は、電子契約の法的有効性と適切な保管方法を定めています。

法律要件を満たさない電子契約は、法的効力が認められない可能性や税務調査で否認されるリスクがあるため、正しい知識を持つことが重要です。

電子署名法が定める要件への対応

電子署名法では、電子署名が有効と認められるために「本人性（署名者が本人であること）」と「非改ざん性（署名後に改変されていないこと）」の2つの要件を満たす必要があるとされています。

電子署名が紙の契約書における押印と同等の法的効力を持つためには、この2要件を技術的に証明しなければなりません。

信頼できる第三者機関（認証局）が発行する電子証明書を使用することで、署名者の本人性を証明できます。認証局は、厳格な本人確認を行ったうえで電子証明書を発行するため、高い信頼性が担保されます。

タイムスタンプを付与することで、署名時刻と文書の存在を証明する仕組みも重要です。タイムスタンプにより「いつ」その文書が存在し、それ以降改ざんされていないことを証明できます。

電子証明書の取得方法や更新手続き、失効時の対応等、PKI（公開鍵基盤）に関する運用ルールを社内で整備する必要があります。電子証明書には有効期限があるため、期限切れにならないように管理体制を構築することが重要です。

電子帳簿保存法が定める要件への対応

国税関係書類は法人税法上の規定に基づき、原則7年間（欠損金がある場合は10年間）の保存義務があります。この期間中は、税務調査に対応できるよう適切にデータを保管しなければなりません。

真実性の確保では、次のいずれかの措置を講じる必要があります。

• タイムスタンプが付与されたデータを受領する
• 訂正や削除の履歴が残るシステムを利用する
• 改ざん防止のための事務処理規定を作成し運用する

可視性の確保では、パソコンやディスプレイ、プリンターを備え、データを明瞭な状態で表示・印刷できる環境を整える必要があります。税務調査の際に、すぐに画面表示や印刷ができる状態にしておきましょう。

なお、2024年1月以降、電子取引データの保存方法が厳格化されています。電子契約システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法に対応したシステムであることを必ず確認しましょう。

電子契約システムを選ぶ時のポイント

電子契約システムは数多くのサービスが提供されており、自社に最適なシステムを選ぶ必要があります。機能や価格だけでなく、セキュリティや法令対応、運用面での使いやすさ等、多角的な視点での検討が必要です。

セキュリティ体制は信頼できるか

情報セキュリティの国際規格「ISO27001」や個人情報に関する「プライバシーマーク」、内部統制の有効性を証明する「SOC2レポート」等、信頼できる第三者機関による認証を取得しているか確認しましょう。これらの認証は、一定水準以上のセキュリティ対策が講じられている証明となります。

データの保管場所であるデータセンターの所在地（国内か海外か）、データの暗号化レベル（保存時・通信時）、利用者ごとのアクセス制御の仕組み等、具体的な技術仕様を詳細に確認する必要があります。

過去のセキュリティインシデントの有無や脆弱性診断の実施頻度、セキュリティアップデートの対応速度も確認すべき重要なポイントです。事業者に直接問い合わせて、セキュリティ対策の具体的な内容を確認することをおすすめします。

多要素認証やシングルサインオン（SSO）への対応、IPアドレス制限機能等、自社のセキュリティポリシーに合った機能が実装されているかも確認しましょう。

各種法律に対応しているか

電子署名法に準拠した電子署名機能やタイムスタンプ機能が実装されているか確認しましょう。特に、より厳格な本人確認が求められる場合、法務大臣の認定を受けた「特定認証業務」に対応しているサービスであることが判断の一つの基準となります。

電子帳簿保存法の要件（スキャナ保存、電子取引）に対応しているかも重要なポイントです。JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証を取得しているサービスであれば、電子帳簿保存法の要件を満たしていることの一つの指標となります。

国際的なプライバシー規制への対応状況も確認が必要です。海外取引がある企業では、GDPR（EU一般データ保護規則）やCCPA（カリフォルニア州消費者プライバシー法）等への対応も重要です。

法改正への対応スピードも選定のポイントです。法律は定期的に改正されるため、事業者が迅速にシステムをアップデートしてくれるかどうかを確認しましょう。

導入費用は予算の範囲内か

初期費用や月額基本料金、従量課金（契約件数やユーザー数に応じた課金）等、料金体系を詳細に比較検討しましょう。サービスによって課金方式が大きく異なるため、自社の契約件数や利用規模に合ったプランを選ぶことが重要です。

併せて、オプション機能の追加料金やAPI連携費用、サポート費用等、基本料金に含まれない追加費用がないかを確認する必要があります。見積書には記載されていない追加費用が後から発生すると、予算オーバーの原因となります。

長期契約による割引や、複数サービスのセット割引等も確認し、総合的なコストパフォーマンスを評価しましょう。

他システムと連携しているか

基幹システムや会計システム、人事システム等、既存の社内システムとAPI連携が可能かを確認しましょう。システム間でデータを自動連携できれば、二重入力の手間が省け、入力ミスも防げます。

連携方法（リアルタイム連携、バッチ連携等）や、連携可能なデータ項目、カスタマイズの柔軟性等の技術的な仕様が自社の要件を満たすか検証する必要があります。IT部門と相談しながら、技術的な実現可能性を確認することが重要です。

既存の契約書データの移行方法や移行にかかる期間とコスト、データ形式の変換作業等、事前に確認が必要です。過去の契約書が数千件ある場合、データ移行だけで数週間から数ヵ月かかることもあります。

多くの企業で使われているツールとの連携機能があれば、導入後の業務効率化がスムーズに進みます。

電子署名の種類

電子契約システムには、主に「立会人型（事業者型）」と「当事者型」の2種類の電子署名方式があります。それぞれに特徴があり、用途に応じて使い分けることが重要です。

立会人型（事業者型）は、サービス事業者の署名によって本人確認を行う方式です。導入が簡単で、相手方も手軽に利用できるため、利便性が高い特徴があります。メールアドレスだけで署名できるため、相手方に特別な準備を求めずに契約を締結できます。

当事者型は、契約当事者自身の電子証明書を用いる方式です。立会人型よりも高い法的証明力を持ちますが、相手方にも電子証明書の取得を依頼する必要がある等、運用がやや複雑になります。マイナンバーカードを使った署名もこの方式に該当します。

重要契約や海外取引では当事者型、社内文書や簡易契約では立会人型と、用途に応じて使い分けることが推奨されます。両方の方式に対応しているシステムを選べば、契約の重要度に応じて柔軟に使い分けられます。

自社で取り扱う契約の種類や重要度を考慮し、必要な電子署名方式に対応しているシステムを選びましょう。

電子契約システムの導入手順

電子契約システムの導入を成功させるには、計画的かつ段階的に進めることが重要です。いきなり全社展開するのではなく、準備と検証を丁寧に行うことで、導入後のトラブルを最小限に抑えられます。

手順1：現状分析と要件定義

現状の契約業務の棚卸しを実施します。年間の契約件数や契約種類、承認フロー、関係部署、課題点等を詳細に分析し、要件定義を明確化しましょう。

具体的には、契約書の種類ごとに件数を集計し、どの契約から電子化すべきか優先順位をつけます。承認者が何段階いるのか、承認にどれくらい時間がかかっているのか等、現状の業務フローを可視化することが重要です。

現場の担当者にヒアリングを行い、実務上の課題や改善したいポイントを洗い出します。「契約書を探すのに時間がかかる」「承認待ちで契約が滞る」といった具体的な課題を把握しましょう。

手順2：システム選定と比較検討

複数の事業者から提案や見積もりを受け、機能や価格、サポート体制等を比較検討します。自社に最適なシステムを選定するため、少なくとも3〜5社から提案を受けることをおすすめします。

併せて、デモンストレーションを依頼して実際の操作画面を確認しましょう。使いやすさは導入後の定着率に影響するため、実際に触ってみて、操作の感覚を確認することが重要です。

手順3：予算承認とプロジェクトチーム発足

経営会議でROI試算や導入効果を説明し、必要な予算の承認を得ます。印紙税削減額や業務時間の短縮効果を具体的な数値で示すことが、経営層の理解を得るポイントです。

プロジェクトチームを正式に発足させ、法務、IT、経理、営業等関連部署からメンバーを選出します。プロジェクトリーダーを明確にし、責任体制を構築しましょう。

手順4：パイロット運用と課題の洗い出し

限定された部署や取引先でパイロット運用を3〜6ヵ月実施します。まずは協力的な部署や取引先を選び、小規模に始めることでリスクを最小限に抑えられます。

パイロット運用では、実際の業務で使いながら操作性や機能の妥当性を検証します。想定していなかった課題が見つかることも多いため、現場からのフィードバックを積極的に収集しましょう。

課題の洗い出しと改善を繰り返し、本格運用に向けた準備を整えます。業務フローの修正、マニュアルの改訂、システム設定の調整等を行います。

手順5：社内教育と取引先への説明

全社員向けの操作研修を実施します。集合研修だけでなく、オンライン研修や動画マニュアルも用意すると、繰り返し確認できるため効果的です。

部署ごとに操作に慣れた「推進担当者」を配置し、現場での質問に対応できる体制を構築しましょう。推進担当者がいることで、導入後の定着がスムーズになります。

手順6：本格運用と継続的な改善

段階的に対象部署と契約類型を拡大しながら本格運用を開始します。一度にすべての契約を電子化するのではなく、優先度の高い契約から順次展開していきましょう。

定期的に利用状況や費用対効果をモニタリングし、改善を続けます。月次レポートで利用件数や削減コスト、業務時間の短縮効果等を可視化し、どのようなメリットがあるかを分析します。

現場からのフィードバックを継続的に収集し、業務フローやシステム設定の最適化を図ります。導入後も改善を続けることで、電子契約の効果を最大化できるでしょう。

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また、法人口座を開設するメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事も併せて参考にしてください。

関連記事：「法人口座とは？個人口座との違いや3つのメリットを分かりやすく解説」

関連記事：「法人口座の開設方法は？メリットや金融機関の選び方、必要書類を解説」

関連記事：「法人口座の開設について 審査のポイントと開設手順をご紹介」

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まとめ

電子契約は、印紙税や郵送費等の直接的なコスト削減に加え、業務効率化による生産性向上といった多くのメリットがあります。契約締結にかかる時間が数日から数時間に短縮され、リモートワーク環境でもスムーズに契約業務を進められるようになります。

システム導入の初期負担や取引先の理解を得る必要はありますが、適切な計画を立てることで十分に対処可能です。パイロット運用で課題を洗い出し、社内教育を丁寧に行えば、スムーズな導入を実現できるでしょう。

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監修者

古関 俊祐

• 弁護士

弁護士法人ＨＡＬ代表弁護士。消費者金融、銀行ローン各社との債務整理、過払金請求事件を多数取り扱い、多くの依頼者からの相談を受けています。分かりやすく、人当たりの良い弁護士になることを目標に、日々の業務を行っています。債務整理案件だけでなく、保険や不動産など財産にまつわる問題、離婚や相続など家庭内の問題など、個人の生活において避けては通れない様々な問題について手広く対応しています。地元である東京都葛飾区の新小岩にて新小岩法律事務所を開設後、弁護士法人ＨＡＬを設立し秋葉原と新小岩にオフィスを構えて活動しています。

HP：https://shinkoiwa-law.jp/