テレワーク下でもコミュニケーションを促進するための工夫
掲載日：2021年5月26日生産性向上
テレワークに取り組む企業にとって、コミュニケーション不足は悩みのひとつかもしれません。気軽な声がけが可能だったオフィスと比較すると、コミュニケーションの手間が増えてしまい、その回数が減ってしまうこともあるでしょう。
実際にコロナ禍でテレワークを導入した企業のなかには、従前と比べてコミュニケーションの機会が減ったことで、従業員間の関係性が希薄になったとの声があるそうです。
例えば、雑談の機会がなくなる、報告・連絡・相談の回数が減る、といったケースがあり、場合によっては業務に支障が出るかもしれません。
本稿では、テレワーク下においてもコミュニケーションを促進するための、3つのポイントをお伝えします。
1. ツールを有効活用してコミュニケーションのハードルを下げる
ただ声をかければ良かったオフィスでのコミュニケーションと異なり、テレワーク下では「わざわざ連絡をとらなければならない」というハードルがあります。作業の手間に加えて、相手が何をしているか見えないからこその心理的なハードルも大きいです。
このコミュニケーションのハードルを下げるためには、ツールの活用が効果的です。例えば、チャットツールを導入することで、メールよりも気軽に、迅速に連絡をとることができます。文字だけでは伝えづらい場合にはウェブ会議システムを使うのも良いでしょう。
また、スケジュール管理システムを導入することも有効です。各人がシステムに予定を登録することで、相手の都合のよいタイミングを見計らって連絡することができるので、「相談したいけど忙しかったら申し訳ないな…」という懸念を解消することができます。
さらに、最近は「連絡可能」「取り込み中」など、個人のステータスを示してくれるシステムもありますので、合わせて活用することでより一層コミュニケーションのハードルを下げることができるでしょう。
2. 定例のウェブミーティングを設ける
ツールを有効活用しても、「わざわざ連絡をとらなければならない」という心理的なハードルはどうしても残ります。時間をかけて培った関係性があれば別ですが、例えば入社後間もない場合などは「これを聞くためだけに連絡するのは気が引けるな…」と考えてしまい、抱え込んでしまうケースも少なくありません。
そこで有効なのは、部やチームなどの単位で定例のウェブミーティングを設けることです。定期的に話す機会を作ることで、「わざわざ相談の時間を取ってもらうことではないけど、定例会があるからそこで聞いてみよう」と行動に移しやすくなり、一人で問題を抱え込んでしまうことも避けられます。
企業によっては、定例会は会を開くこと自体が目的となり、時間を浪費してしまうケースがあるため、あまり好まないというケースもあるそうです。しかし、コミュニケーションがとりづらいテレワーク下では、半強制的に連携をとれる場としてむしろ重宝されるという声もあります。定例ミーティングを「意味がないもの」と決めつけず、試しに行ってみても良いかもしれません。
3. リアルな空間で集まるタイミングを作る
コロナ禍ではなかなか難しいですが、リアルな空間で集まることは、コミュニケーションを促進するうえでやはり有効です。アフターコロナにおいてはテレワークを継続する企業も増えると思いますが、それでも週に何度かは出社するケースも多いそうです。
例えば、従業員が出社と在宅勤務のどちらも行っていて、週に一度チームの定例会がある場合、チームのメンバーが出社日を合わせることで直接会話することができるでしょう。
可能な範囲でかまいませんが、お互いがオフィスで顔を合わせる機会を作ることで、コミュニケーションが活性化されるかもしれません。
おわりに
以上のように、テレワーク下でのコミュニケーションにおいては、「ツールを有効活用してコミュニケーションのハードルを下げる」「定例のウェブミーティングを設ける」「リアルな空間で集まるタイミングを作る」の3つに留意することが大切です。
従業員間の円滑なコミュニケーションの実現は、企業の競争力向上に寄与します。テレワーク下でもコミュニケーションを促進させられるよう、上記の3つのポイントに留意しながら、自社に合った工夫を積み重ねていくことをおすすめします。
本コンテンツは独立行政法人 中小企業基盤整備機構が運営するサイト「J–net21（https://j-net21.smrj.go.jp/help/index.html）」内の記事「テレワーク下でもコミュニケーションを促進するための工夫を教えてください（https://j-net21.smrj.go.jp/qa/org/Q1368.html）」を一部加筆・変更したものです。
上記の個別の表現については、必ずしもみずほ銀行の見解を示すものではありません。
当初作成日：2021年4月26日