勤怠管理システムを活用した、残業削減の成功パターンとは
掲載日：2020年5月8日生産性向上
昨今の「働き方改革」を背景に、あらゆる企業が残業削減に取り組んでいる一方で、実態としては、根本的に残業削減を成し遂げられている企業は少ないといわれています。その理由の一つに、「確実に残業削減できる取り組みを見つけられていない」ことがあげられます。インターネットなどで残業削減の取り組みを検索しても、なかなか自社と同じ業種業態・規模に合う取り組みを見つけることは難しいものです。また、話題になっている取り組みは、お金や時間がかかりそうな取り組みだったり、コンサルティングの知識を活用した専門的な取り組みだったりと、採用しづらいものが多いようです。
では、残業削減の成功は諦めるしかないのでしょうか？実は、勤怠管理システムを活用することで、業種業態・規模問わず残業削減の効果を出せる「成功パターン」が存在するといえます。
本稿では、残業が発生する企業に見られる「共通の症状」と合わせて、勤怠管理システムを活用した残業削減の「成功パターン」をご紹介します。
他人事ではない！？残業が発生する企業に出る「共通の症状」とは？
まずは、残業が発生する企業に起こっている「共通の症状」を見ていきましょう。中でも、よく見られる3つの症状を紹介していきます。
症状1：従業員が自身の残業時間を把握できていない
1つ目の症状は、従業員自身が今どれだけ残業しているか分かっていないという事象です。症状が進んでしまうと、「残業をしている」という実感すらなくなり、「いくら残業してもいい」と思う従業員も出てきます。この症状は、紙のタイムカードや勤怠届出書の内容をExcelで手集計しており、勤怠の締め日を過ぎないと各従業員の勤怠情報が分からない会社に起こりやすいといえます。
症状2：定時後なかなか帰宅せず、ダラダラと残業することが慢性化している
2つ目の症状は、定時を過ぎた後に、フリースペースや喫煙スペースなどで何分も滞在していたり、制服をゆっくり着替えてから帰ったりするような従業員が多くみられるという事象です。また、定時以降しっかりと業務に打ち込むものの、日中の勤務時間では業務に集中しておらず、残業前提の働き方をしているというのも類似の事象といえます。
症状3：働きすぎの従業員に気づくことができない
最後の症状は、月の残業が45時間以上など、過度な残業をしている従業員に気づくことができないという事象です。遅刻や早退など、勤怠の異常が発生して初めて気付かれやすい症状で、ひどい場合は、休みがちになったり体調不良を訴えたりする従業員が出てくることもあります。この症状は、上司が外出続きで部下と顔を合わせる機会が少なく、最適な仕事の分配ができていない職場で起こりやすい症状といえます。
残業削減の成功パターン
それでは、残業削減を実現するための勤怠管理システムの活用方法と得られる効果を合わせて紹介していきます。
成功パターン1：毎日の残業チェックで残業削減の意識づけができるようにする
毎朝パソコンで打刻するときに、システムにログインすると自身の勤務実績画面が自動的に表示されるようにすれば、残業の現状と実態を日々把握する仕組みができ、自然と残業削減の意識が醸成されるようになるといわれています。
さらに、自分が感じている以上に残業が多い場合には、スケジュールの立て方や時間の使い方に問題がないかを考え、自ずとスケジュールを見直したり、業務にムダがないかを確認できるようになったケースもあるといいます。
成功パターン2：「残業許可制」を実現してダラダラ残業を未然に防止
残業を行う場合は、残業のウェブ申請を利用して事前に残業の理由を明示させ、残業の可否と予定時間について上司の承認を必要とすることで、必要性を客観的に判断する仕組みができ、ダラダラ残業が発生しにくい環境になるといえます。
さらに、残業の必要性を上司が判断するようになったことで、客観的に必要と思われる残業しか認められなくなり、定時後にダラダラと残り続ける従業員が少なくなるようです。
成功パターン3：一定ラインの残業アラートで適切な仕事分配を実現
一定の残業時間を超えた従業員とその上司に対してメールでアラート配信をする仕組みを入れると、上司が部下の働きすぎに気づき、仕事の分配タイミングが見極められるようになるといえます。
また、働きすぎの従業員に対して、メールを通じて早めの退社を促進できることから、上司の指導の手間を最小限に抑え、仕事分配やサポートなどのマネジメントに一層集中することができたという効果もあるようです。
最後に
勤怠管理システムの使い方次第で、残業削減に効果的な仕組みを構築できるようになり、根本的な残業削減も可能になるといえます。残業削減を成功させるためには、大企業の取り組みを真似したり、お金や時間をかけて専門的な取り組みをする必要もなくなります。貴社でもぜひ試してみてはいかがでしょうか？
本コンテンツは株式会社オービックビジネスコンサルタントが運営するサイト「OBC360°（https://www.obc.co.jp/360）」内の記事「1,000社以上から見えてきた！勤怠管理システムひとつで出来る「間違いない」残業削減の成功パターンとは？（https://www.obc.co.jp/360/list/post25）」を一部加筆・変更したものです。
上記の個別の表現については、必ずしもみずほ銀行の見解を示すものではありません。
当初作成日：2018年7月4日