デスク周りをスマートに！書類・資料の整理整頓術

皆さんは、仕事で発生した書類をしっかり管理できていますか。書類をデータ化すると、机の上がスッキリ片付くだけでなく、資料の内容を簡単に検索して確認できます。本稿では、仕事の効率性を上げるためのスキャナーを活用した整理整頓術を紹介します。

書類整理の悩みをデータ化で解決

デスクワークを続けていると、どうしても紙の書類は増えていきます。「会議時のメモ書きが大切で捨てられない」とか「紙でしか持っていない書類だから保管しておかなくてはいけない」等の理由で、紙の書類は手元に残りがちです。
気が付けば書類が溜まり続け、山積みとなってデスクが汚くなるばかり。いざ必要な時になって、どこにどの書類があるかが分からず困ることもあるのではないでしょうか。
これらの悩みごとの解決手段の一つとして、スキャナーを活用した書類のデータ化があげられます。

書類整理のポイントは5つ

デジタル整理なら、紙よりもカンタンに書類を整理できます。ポイントは5つです。

① こまめにスキャンして捨てること

油断していると書類はどんどん溜まってきます。紙で残さないといけない書類以外は、スキャンしてから捨ててすっきりしましょう。

② フォルダ整理はやり過ぎないこと

フォルダ分け等でデータを細かく整理・分類し過ぎると、その行為自体が面倒になります。保存する場所は極力少なくし、整理にかける時間を減らしましょう。

③ 検索可能なPDFに変換

PDFに変換することで、OCR（文字認識）によって全文検索が可能になります。キーワード検索で瞬時に見つけられますので、もうデスク周りを探し回る必要はありません。

④ クラウドサービスへ保存

クラウドに保存しておけば、スマートフォンやタブレット端末でどこにいても閲覧できます。書類を確認するためにわざわざ事務所やデスクに戻る必要がありません。

⑤ 自分に合ったスキャナーを選択

データ化したい書類の量や利用環境等に合わせて、最適なスキャナーを選びましょう。

スキャンのポイント

書類の量でスキャナーを選ぶ

書類の量が多いなら、自動給紙方式（ADF）のドキュメントスキャナーで高速読み取りするのがお奨めです。1枚ずつ読み取るフラットベッド式に比べ、書類をまとめてセットし一度に実行できるため、作業効率が非常に高いです。大量の書類をスキャンするなら高速で両面同時読み取りできるモデルがいいでしょう。

利用場所で選ぶ

出張や外出先で利用するなら、持ち運びできるコンパクトタイプが便利です。
スキャンすることで紙書類をその場で処分したり郵送したりすることが可能になるので、紛失リスクが減らせます。

データ化する前の一工夫

書類を少し整理したうえでデータ化すると、作業がより楽になり、管理もしやすくなります。例えば、書類がホッチキス止めされている場合は外しておいたり、どういう風にフォルダ分けをして管理するかをイメージしておくと、実行時によりスムーズになります。
会議資料であれば議題ごとにまとめてスキャンし、同じ議題の書類を1つのフォルダに入れて管理することがお奨めです。そうすることで、調べたい議題の古い資料もすぐ見つかります。

データ化後の紙の処分

注意していただきたいのは書類を処分するタイミングです。データ化した書類はすぐに処分せずいったん保持し、定期的にまとめてシュレッダーすることが良いでしょう。WindowsやMac OSでおなじみのゴミ箱のようなイメージで、ワンクッション置くことで「紙の書類が必要だったのにシュレッダーしてしまった」という事故が防げます。

デスクがスッキリすると、集中できる快適な環境が整います。スキャナーを有効活用して、仕事の効率アップにつなげていきましょう。

本コンテンツは富士通株式会社が運営するサイト「デジタル整理スタイル（https://scansnap.fujitsu.com/jp/dstyle/）」内の記事「書類・資料整理はスキャナーにお任せ！デスク周りをスマートに（https://scansnap.fujitsu.com/jp/dstyle/dstyle-01.html）」を一部加筆・変更したものです。

上記の個別の表現については、必ずしもみずほ銀行の見解を示すものではありません。

当初作成：2017年9月27日

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