人手不足解消の一手！業務の「見える化」とは
掲載日：2018年12月17日生産性向上
生産年齢人口の減少や少子高齢化といった構造的な問題などから、多くの業界で人手不足に悩む企業が増加しています。
本稿では、人材不足の現状と、その改善策として国が推奨する「業務の見える化」についてお伝えします。
各業界で深刻な人手不足
帝国データバンクの調査「人手不足に対する企業の動向調査（2018年4月）」によると、人手不足を感じている業界の1位はソフト受託開発などの「情報サービス」で、69.2％の企業が人手不足と回答しています。2位が「運輸・倉庫」で64.1％、3位が「建設」で64.0％です。以下、「飲食店」の63.6％、「放送」の61.5％とつづいています。全体では約半数の企業が人手不足と回答しており、2016年以降、年々上がっています。
国がすすめる「業務プロセス改革」
人手不足については国も現状を憂慮しており、中小企業庁・経済産業省・厚生労働省などの各省庁もそれぞれ調査や対策を打ち出しています。中でも中小企業庁は、「2018年版中小企業白書」において「業務プロセスの見直し」を訴えています。
人材確保のためには賃金を上げたり、外国人労働者を募集したりすることも手段の一つですが、一方でコストの問題が発生します。「業務プロセスの見直し」として、不必要な業務の削減やITの活用、人員の再配置などにより、いまいる人員で業務効率化を図ることも一つの施策だといえるでしょう。
業務の「見える化」を実践するためには
中小企業庁はさまざまな業種に対して、業務プロセスの「見える化」を提言しています。ただ、実際に「見える化」に着手するとなると、具体的にどうすればいいのかわからないこともあるかもしれません。そのような場合は、まず見える化の意義をきちんと把握し、それによって業務がどう効率化されるのかを整理してみましょう。
「見える化」の定義とは
国語辞書で「見える化」を調べてみると、「企業活動で、業務の流れを映像・グラフ・図表・数値などによって誰にでもわかるように表すこと」としています。また、見える化を最初に用いた大手自動車メーカーは、見える化について「問題点が自然と目に飛び込んでくる」しくみであるとしています。
「見える化」への入り口は業務フローを描き出すこと
見える化を行う際に重要なのは、現場における危機管理やコストカット、工程の改善など、明確な目的をたてるということです。見える化することが目的とならないように注意しましょう。
そして、業務を見える化するにあたってよく用いられている方法が、業務フローを描き出すことです。そうすることで、問題点が明確になり、さらに「よくわかっていない部分」や「人に任せている部分」が新たに発見されれば、そこもチェックポイントにできます。
ボトルネックとブラックボックスを特定しよう
「よくわかっていない部分」や「人に任せている部分」は、業務フローにおけるボトルネックになりがちです。ボトルネックとは、全体の作業工程のうち処理能力や容量などが低い部分を指し、全体の成果に影響をおよぼす可能性がある箇所のことです。たとえば業務フローの中に、熟練したスキルを持つ社員だけが処理できる業務があったとしたら、それは生産効率を落としかねないボトルネックになります。そして、その業務内容を他の社員が「よくわかっていない」のであれば、そこはブラックボックスとなる部分です。見える化によって、情報を共有化する価値があるといえるでしょう。
このボトルネックやブラックボックスは、必ずしも人の手による作業に限りません。たとえば物流であれば、配送スピードや効率が落ちることもあるという意味において、混雑しやすい道路や時間帯などもボトルネックといえるでしょう。製造業であれば、事前に見積もったパフォーマンスと実際の稼働率や歩留まりの差なども、計測して可視化しない限りブラックボックスとなり得ます。
PDCAの考え方をプラスαするとよりベター
ボトルネックを発見し、ブラックボックスとなっている部分をつまびらかにしたのであれば、情報の共有化のためにマニュアルをつくることをおすすめします。属人化した業務をマニュアル化し標準化すれば、誰もが同じように業務を行えるようになり、効率化につながるでしょう。
また、マニュアルは、社員が「いま自分が何をしているのか」を把握するためにも有効といわれています。そして、この「いま自分が何をしているのか」は、PDCAサイクルにおけるPlan（計画）・Do（実行）の部分にあたります。マニュアル作成による見える化（PlanとDo）を図った後に、どれだけの成果（Check）が出て、つぎにどう効率化させていくのか改善（Action）することが重要で、このサイクルの循環が業務効率化につながっていくでしょう。
見える化とPDCAの推進で業務の効率化を目指す
人材確保に悩みをかかえる企業にとって、少ない人数でどう業務を効率化させていくかは、重要な課題の一つでしょう。さらなる業務効率化の手段として、見える化とPDCAサイクルの推進に取り組んでみてはいかがでしょうか。
上記の個別の表現については、必ずしもみずほ銀行の見解を示すものではありません。
（記事提供元：株式会社ZUU）