小さく始める“業務デジタル化”。成功のカギは？

コロナ禍における働き方改革や業務改善を目的としたデジタル化の推進は、今や社会経済の大きなトレンドといえます。2021年9月のデジタル庁の発足も後押しとなり、その波は今後さらに加速していくでしょう。しかし、実際のところ「従来の業務をデジタルに置き換えることに不安を感じる」「どこから着手すべきか分からない」「デジタル化に割ける十分な人材や予算がない」という経営者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本稿では、簡単・手軽に始められるデジタル化の具体的な方法についてご紹介します。

成功のカギは“ルールや習慣”

クラウドサーバによるデータ管理、AIの活用、契約手続きの電子化、ペーパーレス化等々……。既に多くの企業で、様々なデジタル化の取り組みが進められており、実際に大きな成果をあげている事例も枚挙にいとまがありません。

これまでは大企業がその中心でしたが、最近ではむしろ、事業や組織が複雑化していない中小企業の方がデジタル化の恩恵を得やすいという声もあり、積極的に導入すべきという機運が高まっています。

しかし、中にはこうした流れに取り残されないようにと、性急にデジタル化を図った結果、「かえって仕事が煩雑になった」「業務改善につながっていない」というケースもあるようです。
そうした失敗事例について見ていくと、原因の一つには共通点があるようです。

それは、「非効率な社内ルールや習慣」です。具体的には、手書きでの記載が必要な書類、紙資料の印刷・配布等の他、昔ながらの根強い商習慣として残っている「ハンコ（捺印）」があげられます。
特に、経理や会計、総務、庶務などのバックオフィス業務の多くは、関係各所への申請・承認プロセスを経る必要があり、そのサインとしてハンコを用いる場合が多いようです。

例えば、書類のペーパーレス化や業務のシステム化などが進んでいても、承認にハンコが必要となると、データを紙に印刷して捺印したうえで、再度スキャンしデータ化しなければならないなど、二重三重に手間がかかり、業務の効率化・省力化につながらないことがあるかもしれません。

あるアンケート調査では、「社内に非効率な商習慣があるか」という質問に、約8割が「ある」と答えたという結果があります。多くの社員が、ルール・習慣が足かせとなって、業務のデジタル化（効率化）を妨げている、と感じている実態があるようです。

こうしたことを踏まえると、デジタル化に取り組む際にはまず、従来からの作業プロセスや社内ルール・習慣を今一度見直すことが肝要といえるでしょう。
そのうえで、どの業務をデジタル化すべきかを検討しつつ、必要に応じてルール・習慣を変えるという柔軟性を持つことも求められるのではないでしょうか。

もちろん、無理にデジタル化を推進しないという選択肢もあります。大切なのは、デジタル化の目的を明確に持つこと、そして、小さく手のつけやすいところから始める「スモールスタート」の考え方です。
デジタル化の第一歩は、できるだけ負担やリスクが少なく、手軽に始められるものが良いでしょう。

手軽なデジタル化の一つ、「インターネットバンキング」

近年、デジタル化の一つとして導入されているのが、「インターネットバンキング」です。
インターネットバンキングとは文字通り、インターネットを介して金融機関と取引を行うサービスです。

昨今、ネットショッピングの利用が増えたこともあり、パソコンやスマートフォンから簡単に即時決済できる、インターネットバンキングが急速に普及してきました。
サービス自体は知っている、あるいは既に利用しているという方も多いかと思いますが、一部では「個人」向けサービスと捉えられている向きもあり、「会社としての利用にはどうなのか」と考えている経営者の方がまだまだ多いかもしれません。
また、インターネットバンキングというワードを聞いただけで、「よく分からない」「うちには関係ない」と思う方もいるようです。

しかし、近年では「法人」向けのサービスも充実してきており、特に中小企業や個人事業主で、インターネットバンキングを活用するケースが増えてきています。

効率化・省力化につながる導入メリット

では、法人利用でのインターネットバンキングは、具体的にどのような導入メリットがあるのでしょうか。以下に、一般的なインターネットバンキングの特徴とメリットを簡単にご紹介します。なお、個別のサービスや機能をご紹介するものではありません。

パソコンやスマホで確認・手続きが可能

これまで銀行の窓口やATMで行っていた振込や、通帳記入による入出金の確認・管理などが、インターネット環境でパソコンやスマートフォンから簡単に行えます。手続きや記帳のために窓口に足を運ぶ手間や時間をなくせるのは、大きなメリットといえます。
また、振込先を登録しておけば、いちから依頼書を作成する手間もありません。

利用可能な時間帯が長い

窓口に行かなければいけないとなると、受付時間や手続きの待ち時間などに制約されることが多いですが、一般的にインターネットバンキングは窓口よりご利用可能な時間帯が長いため、時間を効率的に活用することができます。

法人向けサービスの充実

残高照会、入出金明細照会、振込・振替などの他、指定の日付にまとめて複数件の振込ができる「総合振込」という機能があります。これは、締日の取引先への支払いや月末の経費精算などをまとめて処理することができる便利なサービスです。
その他にも、金融機関によってはオプションで様々なバックオフィス業務のサポートシステムを提供するなど、法人向けのサービスが充実しています。

会計システムとの連携

通常であれば、通帳などに記載された銀行取引データを会計システムに手作業で入力する必要がありますが、インターネットバンキングでは、デジタル化された取引データを直接、あるいは外部サービスを介して、会計システムに取り込むことができます。
ただし、会計システムとの連携対応は、サービスを提供する金融機関により異なります。

「現金」の取扱については、どう考える？

インターネットバンキングでは前述したようなメリットが一般的にありますが、注意したいのが「現金」の取扱についてです。インターネットバンキングを提供している金融機関の中には、インターネット専業のいわゆる「ネット銀行」もあります。ネット銀行は、他の金融機関よりもサービス利用の手数料が比較的安価な傾向にある一方で、基本的に実店舗やATMがありません。

そのため、現金の入出金を行う場合、提携金融機関を利用するか、他の金融機関への振込などの方法で資金を移動させる必要があり、その都度、手数料がかかる場合もあります。
業務上で現金のやりとりが発生する場合や、決済に現金とインターネットバンキングの併用をお考えの場合は、利用しやすい場所に窓口となる支店やATMが多い金融機関が便利かもしれません。

このようにインターネットバンキングは、業務上で必要な銀行取引を手軽に行えることに加え、取引先口座や入出金のデータ管理・連携が容易になるなど、様々なメリットがあります。

おわりに

本稿では一般的なインターネットバンキングについてお伝えしましたが、個々のサービスによってメリットや機能が異なりますので、導入を検討する際は各々のサービス概要を確認してください。
予算や社内の人的リソースを大幅に割くことなく、簡単・手軽に始められるデジタル化の一手として、またデジタルへの移行に慎重な考えをお持ちの方のはじめの一歩として、インターネットバンキングの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

その他の最新記事