好印象につながる送付状の書き方講座

ビジネスにおいて頻繁に使用する書面の一つに「送付状」があります。送付状とは、郵送物やファックスを送る際に使用するもの。受け取る相手側に対する挨拶状としての意味があり、その書き方次第で差出人の印象がガラリと変わることも。
今回は、送付状の書き方について解説します。

ケース別送付状作成のポイント

送付状を使うケースは、大きく分けると「郵送」と「ファックス」があり、それぞれにおいてポイントがあります。

郵送の場合

請求書や納品書など、なんらかの書類や物品を取引先に郵送する際に同封する送付状の場合は、できる限り郵送する封筒の大きさに合わせた用紙に印刷するようにしましょう。例えばB5サイズの封筒で郵送するのであれば、送付状をA4サイズで印刷して折り曲げるのではなく、封筒に合わせてB5サイズで印刷することで、受け取った相手もすぐに文章が読めます。
また、物品と一緒に同封する場合は、送付状をそのまま箱に同梱するのではなく、別途封筒に入れて同梱するようにしましょう。

ファックスの場合

ファックス送付状の場合のポイントは、送付状の文字の大きさです。郵送の場合と違い、ファックスで送信する際に文字が小さいと相手方が文字を読み取れない可能性があります。
そのため、ファックス送付状の場合は、郵送の送付状よりも文字サイズを大きめにして印刷すると良いといわれています。

送付状の必須記載事項とは

では実際に送付状の中身を作成するにあたって、最低限どのような内容を記載しておくべきなのでしょうか。

宛先

送付状をどこの誰宛に送付しているのかを、送付状においても明確にする必要があります。企業の場合は、会社名だけではなく、部署名、担当者名まで詳細に記載しましょう。
なお、ファックス送付状の場合は送信先ファックス番号も記載すると良いです。

差出人

社名や部署名、名前など送り主であるあなたの情報を記載します。個人事業主の場合は事務所名や屋号などを記載し、誰からの送付状なのかを受け取った相手がすぐに認識しやすいようにしましょう。また、送付物に不明な点があった際に、あなたに質問できるよう、日中つながる連絡先もあると親切です。

日付

いつ作成された送付状なのかが分かるよう日付を入れましょう。

タイトル

送付状の目的が分かるタイトルを記載します。例えば「納品書の送付について」「請求書の送付について」といったように、ひと目でなにが送られてきたのかが分かるタイトルが良いです。

時候の挨拶

いきなり本題から書き始めるのではなく、まずは「拝啓　貴社ますますご清祥のことと...」といった挨拶文から書き始めると良いでしょう。

印象を良くするためのワンポイント

クリアファイルやビニールを使用する

送付状をそのままの状態で封筒に入れると、万が一、雨が降った際に中の書類も濡れてしまう可能性があります。そこで、送付状をクリアファイルや透明なビニールに入れて送付すると、雨や湿気から保護できるとともに見た目も良くなります。

営業時間などを書き添える

送った送付物に対して質問がある場合は、取引先が送付状を見てこちらに電話をしてくる可能性もあります。ただ、電話をした日が自社の定休日や営業時間外の場合、取引先に無駄な手間をかけさせてしまいます。
そこで、送付状に自社の営業時間や定休日などを記載すると、相手に対して親切な印象を与えられるでしょう。

これらのことに加え、自分自身が仕事上で送付状を受け取ったときに「もっとこうして欲しかった」と感じたことを逐次メモをとっておくと、自分が差出人となった際の参考になるのでおすすめです。

本コンテンツは弥生株式会社が運営するサイト「スモビバ！」（https://www.sumoviva.jp/）内の記事「相手の印象をよくする送付状の書き方講座」を徹底解説（https://www.sumoviva.jp/trend-tips/20160727_667.html）一部加筆・変更したものです。
上記の個別の表現については、必ずしもみずほ銀行の見解を示すものではありません。

当初作成日：2016年7月27日

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