オンライン署名は安全？知っておきたい危険性と対策

契約や申請業務のデジタル化が進み、「オンライン署名」の導入が加速しています。対面での押印や郵送が不要になり、迅速で効率的に契約を締結できる一方で、「本当に安全なのか？」「後で契約が無効にならないか？」といった不安の声や誤解も少なくありません。特に法人にとっては、契約ミスや署名トラブルが取引先との信頼関係を損ねる可能性や、後にトラブルにつながる危険性があります。

本記事では、オンライン署名の仕組み、危険性、そして安全に導入するためのポイントを分かりやすく解説します。

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オンライン署名とは。危険性はある？

オンライン署名とは、紙の書類に手書きで署名や押印をする代わりに、パソコンやスマートフォン上で署名を行い、契約や承認を電子的に完了できる仕組みです。

PDF等の契約書データに署名を追加するだけで契約が締結でき、郵送や押印の手間をなくせるため、離れた場所にいてもスムーズに契約手続きを進められるメリットがあります。

一方で、オンライン署名には利便性ゆえの危険性も存在します。例えば、署名の仕組みが単純な場合は「誰が署名したかを厳密に確認できない」「証拠として十分でない」といった課題が発生する可能性があります。

そのため、企業がオンライン署名を導入する際には、利便性だけでなく、本人確認や証跡管理の仕組みを備えているかどうかを慎重に見極めることが重要です。

オンライン署名と電子署名との違い

「オンライン署名」と「電子署名」は一見似ていますが、技術的な仕組みや法的な位置づけは大きく異なります。オンライン署名は、署名画像の貼り付けやクリック操作による確認といった、利便性を重視した手法であり、本人性の証明力を保証するものではありません。

これに対し、電子署名は厳格な技術基盤（公開鍵暗号方式等）を用いて実行され、改ざん検知や本人性の担保が可能です。法的にも「本人が署名した」と推定される強固な証拠力を持ち、契約実務において正式な署名手段として広く認められています。

以下に両者の違いをまとめました。

このように、オンライン署名と電子署名には、技術的基盤や証拠力の点で違いがあります。契約の重要度や求める法的確実性に応じて適切な方式を選択することで、業務効率とリスク管理の両立が可能になります。

なぜ今、オンライン署名や電子署名が広まっているのか？

オンライン署名や電子署名が急速に普及している背景には、社会全体のデジタル化や、ペーパーレス化が加速していることが挙げられます。以下に、主な要因を紹介します。

リモートワークの定着と契約の非対面化

新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの企業がリモートワークへ移行し、対面や郵送による契約手続きが業務のボトルネックとなりました。

これを機に、社内承認から取引先との契約締結までをオンラインで完結させる必要性が高まり、オンライン署名や電子契約の導入が急速に進みました。

「脱ハンコ」政策による運用の見直し

2020年、行政手続きの簡素化やコロナ禍によるテレワーク拡大を背景に、政府は押印を必須としない方向へ業務ルールを見直す「脱ハンコ」の取り組みを推進しました。この政策をきっかけとして、紙と印鑑に依存する業務プロセスの見直しが全国的に進み、オンライン署名が押印の代替手段として広く受け入れられるようになりました。

法改正による制度面での後押し

電子帳簿保存法の改正をはじめ、企業活動のデジタル化を推進する制度整備が進展しました。また、金融業・不動産業等これまで紙での手続きを求めるケースが多かった業界でも、省令の改正やガイドライン整備により、電子契約が正式な手続きとして認められる範囲が拡大しています。

コスト削減のメリット

紙の契約書には内容に応じて印紙税（200円〜数万円）が課されますが、電子契約やオンライン署名で作成された契約書には印紙税が課されません。

大量の契約を取り扱う企業にとって、これは年間で大きなコスト削減につながります。

これらの社会的背景や法制度の整備に加え、運用面の効率化やコスト削減といったメリットが重なり、オンライン署名や電子署名は「一時的な対策」ではなく、企業の契約プロセスにおける標準的な手段として定着しつつあります。

オンライン署名に伴うリスク

オンライン署名は操作が簡便で導入しやすい一方、仕組みやサービスの選定を誤ると「誰が署名したのかを後から確認できない」「証拠として十分でない」といった問題が生じる可能性があります。特に法人においては、契約リスクや内部統制の観点から、オンライン署名の利用に伴う特有のリスクを正しく理解しておくことが重要です。

以下では、オンライン署名に伴い、発生しやすいリスクをご紹介します。

なりすまし・不正アクセスのリスク

オンライン署名はメールアドレスやログイン情報で署名を行うため、ID／パスワードが漏れたり、共有されたりすると第三者の署名が可能となります。特に二要素認証が設定されていない場合はリスクが高まります。

改ざん・否認されるリスク

「オンライン署名＝法律的に必ず有効」というわけではありません。
オンライン署名は利便性に優れていますが、本人確認や改ざん防止の仕組みが十分でない場合には、法的な証拠力が弱くなり、契約の有効性を巡って争いが生じる可能性があります。

サービス提供元の脆弱性のリスク

クラウド型のオンライン署名サービスを利用する場合、提供企業のセキュリティ対策やデータ管理体制が不十分であると、契約実務に重大な影響を与える可能性があります。具体的には、以下のようなリスクが想定されます。

• 署名済み契約書へのアクセス不能
• データ消失
• 個人情報や契約情報の漏洩等

特に、無料サービスや運営元が不明確なサービスを法人用途で利用する場合は、データ保管場所、暗号化方式、認証方法、バックアップ体制等が十分でないケースもあり、より慎重な検証が求められます。

オンライン化された契約プロセスに伴う運用リスク

契約手続きをオンラインで行う場合、紙のように対面確認や押印チェックが存在しないため、運用ルールが不十分だと人的エラーが発生しやすくなります。
具体的には、次のようなトラブルにつながる可能性があります。

• 異なるバージョンの契約書を誤って送付してしまう
• 署名依頼を誤った相手に送ってしまう
• 権限を持たない担当者が署名してしまう

これらはオンライン署名そのものの問題ではありませんが、オンライン化により可視化されやすくなる管理上のリスクであり、法人導入時には運用ルールの整備が不可欠です。

安心にオンライン署名を使うための対策とチェックポイント

オンライン署名に関するトラブルは、電子的な署名技術そのものが原因というよりも、仕組みの理解不足や運用ルールが十分に整備されていないこと、サービス選定が適切でないことにより発生するケースが少なくありません。そのため、必要なポイントを事前に押さえておくことで、オンライン署名はより安全に、安心して利用することができます。

以下では、これまでに挙げたリスクへの対処にもつながる、具体的な対策とチェックポイントを紹介します。

アクセス管理と多要素認証を利用する

アカウントを複数人で共有することや、パスワード管理が不十分な状態では、なりすましや誤署名といったトラブルにつながる可能性があります。オンライン署名を安全に運用するためには、アクセス権限の適切な設定と多要素認証の活用が効果的です。

チェックポイント例：

• アカウントの共有は禁止し、管理者・担当者等役割に応じて権限を明確に分ける
• IP制限や二要素認証（SMS・認証アプリ等）を設定し、不正アクセスを防止する
• サイン依頼や署名操作のログを記録し、不審な操作が発生した場合に追跡できる状態を整える

信頼できる電子署名サービスを選ぶ

署名の信頼性を確保するためには、電子署名法に対応した仕組みを採用しているサービスを選ぶことが重要です。電子署名法に基づいた方式であれば、文書の改ざん防止や署名者の本人性を技術的に確認でき、契約実務における証拠力も高まります。

チェックポイント例：

• 電子署名法に準拠しているか（公的認証局による電子証明書等、適切な署名方式を採用しているか）
• タイムスタンプ付きPDF、または電子証明書付きファイルに対応しているか
• 文書の改ざん検知や署名・閲覧に関する操作ログが自動記録されるか
• データの保存場所やセキュリティポリシーが明確で、必要に応じて国内サーバーを選択できるか

社内ルール・運用ガイドラインを明確にする

オンライン署名は「送信して署名が返ってきたら完了」という単純なものではありません。社内で「誰が・どの書類に・どの順序」で署名するのか不明確であると、どの文書が正式版なのか判断できなくなる等、契約管理上の混乱を招く可能性があります。

チェックポイント例：

• 文書の保存場所（フォルダ構成）やファイル命名ルールを社内で統一する
• 署名依頼を送る前に、必ず最終確認者（ダブルチェック）を設定する
• 取引先に対して、電子署名の利用目的や法的効力を説明できる資料を準備しておく

デジタル証拠の保管体制を整備する

オンライン署名では、署名済みのPDFだけを残しておけば十分というわけではありません。契約の真正性を示すためには、文書そのものに加えて、署名ログ・タイムスタンプ・通知メールの記録等、署名に至る過程を裏づける情報も併せて保管することが重要です。

これらを適切に保存しておくことで、万が一の紛争時にも、署名の正当性を客観的に示すことができます。

チェックポイント例：

• 署名済み文書は、改ざん防止に対応した形式（例：PAdES）で保存する
• 署名ログ、認証履歴、送受信メール通知等、関連する証跡情報も合わせて保管する
• バックアップや暗号化を行い、証拠としての一貫性と安全性を確保する

このように、オンライン署名を安全に活用するためには、信頼性のある電子署名サービスの利用と、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策を適切に組み合わせることが重要です。

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まとめ

オンライン署名は、契約手続きをスピーディかつ効率的に進められる便利な仕組みです。しかし、サービス選定や社内ルールが曖昧なまま導入すると、「誰が署名したのかを証明しづらい」「内容の改ざんに気づけない」「誤送信による情報漏洩が起こる」といった法的・技術的なトラブルにつながる可能性があります。

安全に活用するためには、信頼性・証拠性・運用ルールの3点を軸に、信頼できる電子署名サービスを選ぶとともに、改ざん防止や署名者確認の仕組みを確保し、社内での運用ルールを整備することが重要です。

これらのポイントを押さえることで、オンライン署名を安心して取り入れ、契約業務の効率化と適切なリスク管理を両立していきましょう。