小口現金管理の実態と経費精算のキャッシュレス化について
掲載日：2021年3月29日生産性向上
事務用品の購入費や社員の営業交通費など、日々の経費精算を小口現金で管理している企業は多いようです。
しかし一方で、小口現金管理に対して業務負担を感じているという声もあります。
それでは、どのくらいの企業が小口現金管理を行っていて、なぜ経理業務の負担になるのでしょうか。
本稿では、小口現金管理が経理業務の負担となっている実態を取りあげます。
小口現金管理は経理業務にとって負担になるケースも多い
経費精算を小口現金で行っている企業は、実際どれくらいあるのでしょうか。
ある会社が経理業務に携わる全国のビジネスパーソンを対象に行った、キャッシュレスに関する調査では、6割以上の企業で小口現金を利用しているという結果が出ました。自腹立替精算の頻度も「頻繁にある」と応えた担当者は4割以上あり、「ときどきある」と合わせると7割を超えています。
また、小口現金管理を現在行っている、または過去に行っていたという担当者に現金での精算処理業務の負担感を聞いたところ、7割以上が「小口現金は業務負担」だと感じているという結果も出ました。
小口現金で経費精算を行う場合、細々とした作業が多く発生します。
まず、入出金のたびに現金出納帳に記入する作業が発生します。そのため、現金出納帳と現金の残高が合っているか日々の業務で確認しなければならならず、誤差が生じると原因の追及に追われることになります。また、小銭が不足しないよう一定の金額を小銭で管理するため、両替する必要が出てきます。いずれも外せない作業とは分かっていても、手間や時間がかかるため「面倒」や「億劫」と感じやすいともいえます。
他にも、現金を人の手で管理しているため紛失や不正のリスクがあり、それも担当者にとっては"負担"になるとの声もあります。中には高額の現金をストックしている企業もあり、管理する額が大きくなるほど不正利用を招く危険も踏まえて管理しなければなりません。
このように小口現金管理は、一見便利なように見えて、経理担当者にとっては気の休まらない業務のひとつともいえそうです。
小口現金に代わる方法としてのキャッシュレス決済
企業の中には、小口現金に代わる経費精算方法として、毎月の給与と一緒に支給する「後払い」方式や、仮払金を支給する「前払い」方式などが採用されているケースがあります。
しかし、これらの方法は、いずれも経費精算業務の効率化としては一長一短ともいう見方もあります。
例えば「後払い」方式では、毎月の給与と一緒に一括で精算するため、手渡しで都度精算する必要がなくなり、経費精算を効率化することができます。しかし、毎回変動する精算額に応じて給与の支払いを管理する必要があり、給与システムに反映するには別途精算額を管理しているExcelデータを取り込むか、手作業で入力するなどの事務が必要となります。
また、従業員にとっては「立替」の期間が長くなるため、費用面での負担が大きくなる可能性があります。
一方、「前払い」方式の場合は、給与と一緒に支給する後払いに比べ、従業員の費用面での負担は無くなりますが、毎回事前に従業員から仮払い申請をしてもらう必要があり、経理担当者も申請内容や費用確認を都度しなければなりません。
そもそも小口現金で精算するような案件は、1回あたりの額面が少額のケースも多く、前払い自体が不向きな面もあります。
ここで、近年注目を浴びているのが「キャッシュレス決済」です。
キャッシュレス決済には様々な種類がありますが、例えば法人デビットカードを利用すると、法人口座からのリアルタイム決済が可能となり、立替払いやその後の精算処理が不要となるため、経理業務の効率化が図れるといったメリットがあります。
他にも、キャッシュレス決済にはクレジットカードやモバイル決済など様々な種類があり、小口現金管理の代わりに利用すると、経費精算業務の改善に役立つことがあります。
経費精算業務の負担がより少ない方法で、スマート経理を
小口現金精算をキャッシュレス化する時代は既に始まっています。
現在小口現金管理をしている企業にとっては、キャッシュレス決済を利用することは業務効率化への第一歩かもしれません。
本稿を参考に、経費精算業務の無駄を省く仕組みを検討してみてはいかがでしょうか。
本コンテンツは株式会社オービックビジネスコンサルタントが運営するサイト「OBC360°（https://www.obc.co.jp/360）」内の記事「キャッシュレス決済で経費精算の小口現金管理を卒業しよう！（https://www.obc.co.jp/360/list/post156）」を一部加筆・変更したものです。
上記の個別の表現については、必ずしもみずほ銀行の見解を示すものではありません。
当初作成日：2021年1月27日