経費精算業務の“簡略化”で生産性アップに着手！
掲載日：2020年7月13日生産性向上
国内の「少子高齢化に伴う労働力不足」「長時間労働の常態化による労働参加率低下」「多様な働き方への対応の遅れ」といった問題を解決すべく、「働き方改革」が進められています。ただ、働き方改革に対し、「大変そう」「どこから手をつけていいか分からない」といった、漠然とした悩みを抱えている経営者も多いようです。働き方改革＝抜本的改革と捉えている方もいますが、決してそのようなことはなく、身近なところから始めていく手もあります。今回は簡単に進められる経理業務の効率化についてご紹介します。
多くの業務が発生する立替金＆仮払金
日常業務では様々な経費が生じます。たとえば出張や接待、支社や営業所の小口現金などで、立替金（支払いが発生した後に処理される費用）や仮払金（支払いが発生する前に処理される費用）が逐一発生しています。
これらのお金を適切に処理するためには、当然ながら経費精算業務が必要となります。社員と経理担当者にそれぞれどのような業務が課せられるか、以下にあげてみましょう。
- ■社員
経費の内容を伝票に記載（立替金の場合は領収書添付）→上長などの承認を受ける→経理担当に提出 - ■経理担当者
伝票や領収書の金額に間違いないか、内容が適切か確認→社員の口座に経費の振込処理
社員は出張や接待があるたびに書類提出を求められ、その他の業務がストップしてしまうこともあるでしょう。立替金の場合には、精算処理が終わるまで社員に経済的負担を強いることになります。
また、経理担当者は社員全員の立替金や仮払金を処理するのですから、膨大な時間がかかります。特に精算の締切日などは残業が発生することもあるでしょう。
これでは労働時間はいつまでも短縮できず、生産性向上をめざすことは難しくなっていきます。
負担減の切り札！「法人カード」活用のススメ
経費精算を簡略化し、社員や経理担当者の負担を減らすにはどうすれば良いのでしょうか。解決策として、「法人カード」を活用することがあげられます。法人カードの利用額は法人口座から引き落とされるので、社員が立て替える必要もなく、面倒な精算業務も省略できます。また、複数枚つくることも可能なので、経費精算が多い部署の社員に貸与しておくことも可能です。経費管理をシンプルにするにはうってつけのビジネスツールといえるでしょう。
それでは、法人カードで実際に精算業務の負担を軽減できた例をご紹介しましょう。
- ■多額の立替金がゼロに
病院や医療機関を対象に経営コンサルティングを行うA社には、約10人のコンサルタントが在籍しています。病院や医療機関との打ち合わせのため、彼らは日本全国を飛び回り、そうした業務形態ゆえに、多額の出張費が発生します。
そこで、コンサルタント一人ひとりに法人カードを貸与したところ、多額の出張経費も法人口座から直接決済が可能になりました。立替金を社員が払う必要もなくなり、精算業務の大幅な削減に成功したのです。 - ■複数拠点の精算業務簡略化に成功！
もう一つの例として、本社のほかに複数の拠点を構える介護サービス会社B社の場合です。
各拠点の運営費は仮払金を立て、後日精算をしていました。ただ、その件数は膨大で、精算業務が社員や経理担当者の大きな負担になっていたのです。
そこで拠点ごとに法人カードを貸与することに。仮払金を立てる必要がなくなり、精算業務や小口現金の管理から解放されました。
このように法人カードは社員ごとや拠点（支社）ごとに貸与することができるので、各社の業務形態や規模によって異なる使い方ができるのが強みといえるでしょう。
不正利用を防げ！「法人デビットカード」も検討を
業務効率化を考えると、法人カードを導入、活用するメリットは大きいといえます。ただ、法人カードを会社全体で利用することは十分に浸透しているとはいえません。その大きな理由の一つとして考えられるのが、「法人カードの『不正利用』が心配……」というもの。例えば私的な出費を経費と偽ったり、旅費交通費を法人カードで購入し、金券ショップで売って現金化したりといった悪質なケースが考えられます。不正利用は「業務上横領罪」にあたることを社員によく認識させる必要があるでしょう。
それでも不正利用の不安が尽きない場合には、「法人デビットカード」を活用してみてはいかがでしょうか。クレジットカードと同様に法人口座に紐付けされますが、以下のような特徴から不正利用を防ぎやすいといえます。
- ①即時決済
クレジットカードは、引き落としが翌月になるなど、タイムラグがあるため決済内容がややわかりにくくなります。一方、デビットカードは即時決済のため、決済理由も一目瞭然。不自然な明細があった場合にはリアルタイムで口座に反映されるので、必然的に不正利用が起こりにくくなります。 - ②利用限度額が設定可能
クレジットカードは一般的にカード会社が利用限度額を設定します。対してデビットカードは、会員専用WEBなどで利用限度額をリアルタイムで設定可能です。そのため、不正利用を危惧する場合は、必要以上に利用できないように少額設定にしたり、普段は「0円」設定にし、使うときだけ必要な限度額設定したりするといった、柔軟なオペレーションが可能なのです。
自社の経費を見極め、効率化アップに動こう
会社が発展するためには、経費の支出は避けられないものです。しかし、経費精算業務が社員に多くの負担を強いている状況では生産性向上は難しくなります。経営者はまず、経費精算にどれだけ自社の人員と時間が使われているのか、しっかりと認識しておくことが必要です。
また、自社にどのような経費が多いかチェックしておきましょう。個々の項目が少額で、種類が多い場合には、経理担当者の負担が大きくなると考えられるので、法人カードの活用が特に有効です。ただ、社員に不正利用されては本末転倒となってしまいます。不正が常態化すれば業績に関わることもあるので、導入にあたっては法人カードに関する社内ルールをしっかりと整備しておくことが重要です。
法人カードは正しく使えば、効率化アップに大きく貢献してくれるツールです。働き方改革の第一歩として自社への導入を検討してみてはいかがでしょうか。
（記事提供元：株式会社プレジデント社 企画編集部）