見積書、注文書、注文請書、納品書、請求書、全部まとめて解説！
掲載日：2019年3月18日生産性向上
ビジネスにおける取引で用いられる書類には様々なものがあります。例えば、見積書、注文書、請書（注文請書）、納品書、検収書、請求書など。そもそもこれらは全て発行しなければならないものなのでしょうか。また、発行することにどのような意味があるのでしょうか。本稿では、これらの書類を正しく運用するための基本的なルールや知識について解説します。
それぞれの書類の意味
まずはそれぞれの書類の意味を正しく理解することが大切です。各書類の役割や注意点は以下の通りです。
見積書
取引の相手方に対して提出する書類で、商品やサービスの対価がいくらになるかを事前に知らせるための書類です。相手方はこの見積書を見て購入や契約を検討するため、ビジネスにおいて最も重要な書類と言えるでしょう。
見積書は出さなければならないから出すものではなく、ビジネスにおいて自社の商材を売り込む際の非常に重要なプレゼンツールと捉えると良いかもしれません。見積書が見にくいと、提供する商材が良いものであっても相手方に対して悪い印象を与えてしまうこともあるようです。そのため、出来る限り分かりやすく見やすい書式でまとめることを意識しましょう。
注文書
相手方が提示した見積書に対する発注の意味で出されるのが「注文書」です。発注書とも言います。注文書には、相手方に対してどのような商品やサービスを「いつまでに」「どのように」提供してほしいのかを明確に記載する必要があります。
また、見積書通りの発注になることが多い場合は、見積書兼発注書として同じ書面において署名捺印することで運用する場合もあります。
請書（注文請書）
注文書を受け取ったら、受け取ったことを相手方に知らせるために「請書（注文請書）」を発行します。これにより注文した側も安心することができます。法的にはこの段階で契約が成立したと考えられます。
納品書
相手方から注文があった商品やサービスの納品が完了した時点で発行するものです。これをもって仕事が完了したことを意味します。
検収書
納品された側が、商品やサービスに欠陥や不具合がないのかを確認して相手方に発行するのが検収書です。検収書を発行するとその取引は終了し、相手方から請求書が発行されることになります。
請求書
相手方から検収書が発行されたら、正式に代金の請求書を発行します。請求書に記載した内容に沿って相手方から代金が支払われます。
また、これらの書類には、会社が正式に発行したことを証明するために、必ず角印で捺印してから発行するようにしましょう。
これらの書類は全て出さないとならないのか
取引に必要なこれらの書類は、必ずしも全て出さなければならないというわけではありません。実際、個人事業主や中小企業の場合は、これらの書類を一切使わず、お互いの信頼関係のもと全て口頭での意思表示によって済ませているケースも少なくないようです。
ただし、これらの書類がないと、万一取引先とトラブルが発生した際に、正式な取引があったと証明することが非常に難しくなります。例えば売掛金等が発生した場合等は、正式な注文書や発注書を受け取っておかないと、代金の請求が難しくなる場合もあるため注意が必要です。
これらの書類は出さなければならないから出すのではなく、取引全体の安全性を「担保」するために出すべき書類なのです。
これらの書類を省略する方法はあるのか
例えば特定の会社と継続的に一定量の商品やサービスをやり取りする場合は、その都度これらの書類を全て発行すると手間が大きいため、別途取引契約書を作成すると良いでしょう。その契約書の内容に毎月の発注量や検収方法、支払方法、金額等を明記しておけば、都度書類を取り交わす手間が省けます。
ただし、納品と検収については、その都度適切に行うことが取引の安全性の担保に鑑み重要であると言われています。
本コンテンツは弥生株式会社が運営するサイト「スモビバ！（https://www.sumoviva.jp/）」内の記事「見積書、注文書、注文請書、納品書、請求書、全部まとめて解説！（https://www.sumoviva.jp/trend-tips/20160517_606.html）」を一部加筆・変更したものです。
上記の個別の表現については、必ずしもみずほ銀行の見解を示すものではありません。
最終更新日：2018年4月10日
当初作成：2016年5月17日