「情報共有」を一元化! 社内コミュニケーションツール導入術
掲載日：2020年6月26日事業戦略
組織が大きくなっていくにつれて、企業で生じる問題の一つが、社内コミュニケーションの欠如といわれています。異なる世代や価値観の違う社員同士でも、円滑なコミュニケーションを図れるのが理想ですが、現実的には悩みが増えている会社も多いのではないでしょうか……。
今回は、これを解決する方法の一つとして注目されている、「社内コミュニケーションツール」について紹介します。
成長企業が抱える、生産性ダウンの原因とは?
社員が少なかった頃は、難なく行えていた社内コミュニケーション。経営者としても、社員に気軽に話しかけることができれば、自然と周囲の声も聞こえてくるので、お互いの状況を容易に把握することができます。
しかし、事業の拡大に伴って社員が増えていくと、何をするにしても打ち合わせや長文メールで意思疎通をしなくてはいけなかったり、社員に情報が十分に共有されなかったことで、業務に抜け漏れが発生したりと、コミュニケーション不足を発端とした問題が生じることも……。
また、業務が複雑化していき、プロジェクトに関わる人数が多くなると、各自の知る情報がバラバラで、業務の進捗が鈍くなってしまうことも起こります。
こうしたことが頻繁に起きると、社員のモチベーションは下がっていき、企業の生産性にはマイナスとなると考えられます。組織のリーダーとしては、コミュニケーション不足を解消するために、早め早めの対処が重要になってきます。
問題解決への道筋は、“インフラ整備”からのスタートを!
社内におけるコミュニケーションの欠如という問題を改善するために、まずは、社内インフラの整備に着手してみましょう。
有用なものとして挙げられるのが、社員同士の円滑な意思疎通を図ることを目的とした「社内コミュニケーションツール」の導入です。多くは、SNSやチャットツールのような仕様が特徴です。
それらの強みは、なんといっても「情報共有のしやすさ」です。メールで求められるような定型文を省略して、必要なことだけを、随時、連絡し合うことができます。また、見落としが比較的起こりづらく、社員同士の手軽で素早いレスポンスが期待できるため、時短につながることも大きな利点といえるでしょう。
特に、テレワークを導入している企業や、社外で活動することが多い営業チームにとっては、これらのツールが重要なサポート役になるはずで、顔が見えにくい労働環境でも、素早い情報共有が可能になれば、円滑な業務遂行が期待できるのです。
また、「ファイル共有」「管理機能」があるので、必要なデータをツール上にアップロードするだけで、チーム内で共有することができます。さらに、「ビデオ通話機能」「音声通話機能」を有するツールならば、オンライン会議も可能となっていきます。
このようにコミュニケーションツールは、社内における“情報共有の軸”として、様々な業務をカバーすることができるといえます。
導入には最適な選択を! 代表的なツールを知ろう
コミュニケーションツールの導入を考える際にハードルとなるのが、「どのツールを選べばいいのかわからない……」という悩みです。業務形態や、仕事の内容、企業の規模によって、最適なツールを選んでいく必要があります。ここでは代表的なコミュニケーションツールについて解説します。
Chatwork
日本でリリースされたツールで、国内企業の導入は2019年時点で24万社以上となっています。サポートも日本語なので、安心して活用できます。ITに精通していなくても使いやすく、親しみやすい仕様になっています。
また、「タスク管理機能」があるのも大きな特徴で、グループ内で、誰が、いつまでに、どんな内容のタスクがあるか、一目瞭然です。頻繁にタスクが発生する場合には、特におすすめのツールで、経営者自らタスクマネージャーを兼ねる際にも重宝することでしょう。
「チャンネル（グループチャット）」の作成も可能です。部署別やプロジェクトチーム別、顧客や外注先別など、組織に合った形でチャンネルを作成できるので、社内外でやり取りが多い場合は、情報整理に役立ちます。
Slack
アメリカでリリースされたコミュニケーションツールです。2017年に日本語化されました。
外部ツール（Google Drive、Skype、Twitter、後述のDropbox
Businessなど）との連携が豊富です。Slackのツールから外部ツールへと自由にアクセスできるので、利便性向上を狙えます。
また、Slackには、HTMLや各種プログラミング言語のソースコードを簡単に投稿・共有できる機能があるので、IT関連企業やエンジニアが関わる部署には最適でしょう。
「チャンネル（グループチャット）」の作成も可能なので、プロジェクト単位の業務進行にもマッチします。
LINE WORKS
コミュニケーションツールとして有名な「LINE」のビジネス版です。他のコミュニケーションツールがパソコンでの利用をメインに考えているのに対し、LINE WORKSはスマートフォンでの利便性が重視されています。オフィス以外での勤務が多い企業で、需要が多くなっています。
「LINE」とも連携可能なので、社員は「LINE WORKS」、アルバイトやパートとは「LINE」で連絡を取り合うなど、柔軟な使い方が可能なこともメリットだといえます。
また、最大200名でのビデオ・音声通話が可能なので、大規模な会議や社内研修などに使いやすいことも特長です。
Dropbox Business
情報・ファイル共有ツールとして、クラウド上のストレージにデータを保存・同期できます。また、高度なセキュリティのもとでファイルの編集や閲覧を行うことが可能です。データを一元化したい場合、有用なツールといえるでしょう。
この他にも多くのツールがあります。それぞれの費用面や特徴をつかみつつ、自社に合わない場合のリスクマネジメントとして、フリープランやお試し期間でテスト利用した上で、本格導入を検討するのが、おススメです。
会社が変わる、会社を変える! 活用のための注意点
大きな効果が期待できる社内コミュニケーションツールですが、導入にあたっては注意が必要です。
まず、導入前にコミュニケーションツールに対しての、社員の感触を十分につかんでおくことが大切です。強引な導入は、社員のモチベーションを低下させることがあります。抵抗感がある社員のための説明会などを適宜開催して、あくまで円滑な情報共有のためであることを、経営者・リーダーとしてしっかりと伝えていきましょう。
また、チャットツールを使い慣れていない社員を含め、導入するツールを社内全体で使用していくことを前提と考えていきましょう。情報共有を確実なものにするためには、コミュニケーションツールに社内の情報を“一元化”することが重要です。
情報共有が徹底されない場合、ツールを導入しても、かえってコミュニケーションの齟齬が大きくなってしまうことが考えられます。メールや電話で交わした内容も、必要と考えられる場合には、コミュニケーションツール上での共有を、社員に徹底させましょう。
さらに、もう一つ。これまで社内で“一元化”されていなかった情報を、ツール上で共有していくことは大きな変化であり、企業が変わる契機となることを理解しましょう。
自社の業績向上につながるステップとして、社内で起こっているコミュニケーションに関する問題を明確にした上で、課題解決に繋がるツールを、適切に導入していくようにしましょう。
（記事提供元：株式会社プレジデント社 企画編集部）