中小企業にも適用される「時間外労働の上限規制」に向けた準備や対策について

2019年4月から、長時間労働の是正を目的とした「時間外労働の上限規制」が大企業で適用されてきましたが、2020年4月からは中小企業にも適用されることになっています。
日本の企業の約9割が中小企業といわれていることから考えても、ほぼすべての企業に適用されることは間違いなく、違反すると罰則もあることから、企業には徹底した「時間外労働の上限」に対する意識改革を求められることになります。
しかし、実際はごく限られた人数で経営している中小企業も多く、従業員の残業や休日出勤があってようやく業務が回っている･･･というケースも少なくないのではないでしょうか。
本稿では、「時間外労働の上限規制」に向けて、中小企業だからこそやっておきたい準備や対策について解説します。

「何がどう変わる？」時間外労働の上限規制・改正のポイントを解説

労働基準法では、「労働時間は1日8時間・1週40時間」が大原則になっていますが、これまでの定めでは、「特別条項」付きの36協定を締結すれば上限なく時間外労働を行わせる事ができ、罰則による強制力もありませんでした。
それが今回の改正で、法律上、時間外労働の上限が原則として月45時間・年360時間までとなり、臨時的な特別な事情がない限り超過することはできなくなります。（労働時間・休日に関する「原則」は変わりません）
また、臨時的な特別の事情があり労使が合意する場合でも、以下の基準を厳守しなければなりません。違反すると、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。

1. 1.時間外労働が年720時間以内
2. 2.時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
3. 3.時間外労働と休日労働の合計について、「2ヵ月平均」「3ヵ月平均」「4ヵ月平均」「5ヵ月平均」「6ヵ月平均」が全て1月当たり80時間以内
4. 4.時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6ヵ月が限度

図出典：厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」より

特に重要なのは、「特別条項の有無に関わらず、1年を通して常に、時間外労働と休日労働の合計を月100時間未満、2〜6ヵ月平均80時間以内にしなければならない」という点です。
例えば、1ヵ月の時間外労働が45時間以内に収まり、特別条項にはならなくても、以下のように同月の休日労働の時間を足すと合計が100時間以上になる場合は、法律違反となります。

（違反例）時間外労働44時間 ＋ 休日労働56時間 ＝ 100時間

違反した場合、程度によっては「厚生労働省による企業名の公表」がなされます。派遣先の企業が派遣元で締結した36協定に違反した場合には、派遣先企業が法律違反となるので注意しましょう。

「自社は該当する？」適用される "中小企業"の定義とは

この改正法はこれまで大企業のみが対象でしたが、2020年4月1日からは、中小企業も対象となります。
しかし、“中小企業”という言葉は定義が曖昧な点も多いため、「自社は適用されるのか？」と判断に迷われるかもしれません。
厚生労働省では、対象となる中小企業について「『資本金の額または出資の総額』と『常時使用する労働者の数』のいずれかが以下の基準を満たしている」ことを条件としています。
この条件は、事業場単位ではなく企業単位で判断されるので、注意しましょう。

• ※出典：厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」より

労働者数は、「臨時的に雇用した労働者を除く労働者数」で判断するため、パート・アルバイトも含みます。出向社員や派遣社員は、雇用契約関係を基準に算入します。例えば、移籍出向社員の場合は出向先の労働者数に算入しますが、在籍出向の場合は出向先・出向元双方へ算入することになりますので、注意が必要です。また、派遣社員の場合は派遣元の労働者数に算入します。

業種の分類については、日本標準産業分類に従って判断されます。総務省のウェブサイトで最新の日本標準産業分類が掲載されていますので、参考にすると良いでしょう。

ただし、以下の事業・業務については、5年間の適用猶予期間が設けられています。

• ※出典：厚生労働省資料7より

また、新技術・新商品等の研究開発事業については、上限規制の適用から除外されています。
しかし、今回の改正とともに、1週間当たり40時間を超えて労働した時間が月100時間を超えた労働者には、医師の面接指導も罰則付きで義務づけられています。（改正労働安全衛生法）そのため企業は、面接指導を行った医師の意見を踏まえ、必要に応じて就業場所や職務内容の変更、有給休暇の付与などの措置を講じなければならないので、注意しましょう。

今すぐに取り組むべきは、「現状把握」と「法令遵守対応」

時間外労働の上限規制の対象企業にあたる、といわれても、現段階でまだ対策に取り組めていないという企業も多いことでしょう。対策のアイデアは世の中にたくさんありますが、まずは、以下の2点をスタートラインとして時間外労働の管理を徹底することが先決と考えられます。

労働時間の現状把握

自社の残業状況がどの程度発生しているのか、どの部門で発生しているのか、従業員ごとに残業時間に差はあるのか、同じ作業をしている従業員間で残業時間に差はあるか、残業が発生しやすい時期があるのか･･･など、実際の残業時間を部門単位、個人単位で現状を把握することが肝心です。
残業している人数、個人別、残業時間、発生部門、時期、仕事量など細かく確認することで、次のステップとなる「残業抑制に向けた対策」も取りやすくなるでしょう。

法令に則った労働時間の管理体制の構築

労働時間の管理については、厚生労働省が2017年に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で、企業は「労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」となっており、「原則としてタイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」とされています。つまり、単に「1日何時間働いたか」を把握するのではなく、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を使用者が確認・記録し、これを基に「何時間働いたか」を細かく把握・確定しなければなりません。
毎日の労働時間は当然ながら、月単位、年単位でも上限を意識しなければならなくなりますので、法令に則って労働時間を管理するためは客観的に、適正に、労働時間を管理する体制を早急に整えたほうが良いでしょう。

タイムカードやエクセルで管理する方法では、打刻の正確性が脆弱なうえ、集計作業にも時間がかかるため、勤怠管理システムを導入し時間管理を行っている企業も多く見られます。勤怠管理システムであれば集計も簡単に行えますし、労働時間数もタイムリーな把握が可能でしょう。しかし、この場合にしても、ただ労働時間をデジタルで把握するだけでは、上限に近づいている従業員に対して警告や指導などの対応が遅れる可能性はあります。勤怠管理システムにおいても、これからは「法令に則って労働時間を正しく把握すること」に加え、法で規制された上限を超えない管理体制も問われるのです。最近は、多くの勤怠管理システムで、「時間外労働の上限規制」に対応した機能が装備されていますので、そのような機能を活用するのも一つの手といえるでしょう。

おわりに

「時間外労働の上限規制」への対応は、「うちは小さな会社だから」と他人事にはできない課題です。罰則も設けられている以上、企業の規模を問わず、従業員を抱えるすべての企業が取り組むべき義務といえます。
「取り組みはこれから」という企業は、本稿でご紹介したように、まずは「現状把握」と「法令に則った管理体制の構築」から始めてみてはいかがでしょうか。

本コンテンツは株式会社オービックビジネスコンサルタントが運営するサイト「OBC360°（https://www.obc.co.jp/360）」内の記事「準備は万端？中小企業も「時間外労働の上限規制」が適用されます！（https://www.obc.co.jp/360/list/post100）」を一部加筆・変更したものです。

上記の個別の表現については、必ずしもみずほ銀行の見解を示すものではありません。

当初作成：2019年12月26日

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